Provoz moderní restaurace není bez správných nástrojů možný. Pokud jste ještě nikdy nepoužívali POS systém, možná nevíte, jak si vybrat ten správný. Poradíme vám.
Software: Cloud vs. On-Premise?
Nejvýznamnějším rozdílem, kterému je třeba rozumět, je cloudový software oproti on-premise softwaru. Tyto dva termíny popisují základní technologii používanou k vytváření těchto různých typů softwaru. Může to znít složitě, ale ve skutečnosti je to docela jednoduché.
On-premise POS software je nainstalován na počítači fyzicky umístěném ve vaší restauraci. Je doslova v prostorách vaší firmy. Jedná se o velmi zastaralý způsob vytváření a nákupu softwaru, ale někteří obchodníci to stále preferují.
Zde je několik dalších věcí, které jsou pro on-premise software příznačné:
- Drahé – Licence na software se pohybují od několika tisíc do více než desítek tisíc korun. Budete také muset zakoupit každou novou verzi, která vychází, pokud budete chtít získat přístup k nejnovějším funkcím.
- Komplexní aktualizace – Softwarový systém obvykle postrádá použitelnost nového softwaru, díky čemuž je instalace aktualizací složitým procesem.
- Technická podpora není zahrnuta – Pokud chcete zákaznickou podporu, očekávejte, že si buďto předem zakoupíte balíček hodin podpory, anebo zaplatíte za jakoukoli pomoc, kterou budete potřebovat.
- Zákazník snáší všechna rizika výpadků hardwaru, která by mohla způsobit poškození databází. Znovuobnovení systému při výpadku trvá obvykle déle (kvůli času potřebnému na fyzický příchod technika + kvůli samotnému odstraňování problému).
Alternativou je pak cloudový software. Ten je umístěn na řadě serverů v offsite datovém centru (provozuje jej prodejce nebo jej pronajímá od jiné společnosti, například Amazon Web Services, Microsoft Azure nebo Google Cloud Platform). Pokud je váš software hostován „v cloudu“, můžete se k němu kdykoli a téměř na jakémkoli zařízení dostat, máte-li připojení k internetu.
Zde jsou některá specifika týkající se softwaru založeného na cloudu:
- Cenově dostupný – Obvykle platíte za měsíční předplatné softwaru. A právě díky nízkému měsíčnímu poplatku jsou tyto POS systémy dosažitelné obchodníky, kteří si nemohou dovolit počáteční náklady na on-premise software.
- Jednoduché aktualizace – Vzhledem k tomu, že za software platíte měsíčně, jsou do této ceny obvykle zahrnuty i nové verze a také například zabezpečení dat. Navíc nemusíte udržovat svůj vlastní server.
- Zahrnuta technická podpora – Další velkou výhodou cloudového softwaru je to, že obvykle zahrnuje zákaznickou podporu jako součást nákladů na předplatné softwaru.
- Datové centrum je monitorované, aplikace jsou udržované z pohledu funkčnosti a dodržování platné legislativy, použité hardwarové technologie jsou na vysoké úrovni. Software založený na cloudu je tedy mnohem bezpečnějším a spolehlivějším řešením na rozdíl od provozování aplikace „u sebe“.
Pro většinu majitelů restaurací, zejména pak těch menších a středních, převyšují výhody a úspory nákladů cloudového POS řešení jakékoli marginální výhody plynoucí z používání on-premise softwaru. Z tohoto důvodu považujeme „cloudovou“ variantu za vaši logickou první volbu.
Hardware
Další velkou výhodou cloudového POS je hardware, na němž běží a s nímž jej používáte. On-premise software obvykle běží na hardwaru, který je drahý a proprietární. Obří POS terminály s dotykovou obrazovkou, které vidíte v řetězcových restauracích, jsou skvělým příkladem. Pokud budete mít s tímto hardwarem jakýkoliv problém, budete muset zavolat konkrétní opravárenskou službu nebo objednat nové vybavení. Což ale může trvat několik dní, než dorazí. A když nemáte funkční systém prodeje, je těžké podnikat.
Oproti tomu cloudové POS systémy obvykle běží na standardním hardwaru, který si můžete koupit v běžném obchodě s elektronikou. Nejběžnějším příkladem je tablet. Některá řešení také běží ve vašem prohlížeči a lze je použít v notebooku, stolním počítači nebo telefonu. Výhodou je, že je nový hardware vždy po ruce, je obvykle velmi cenově dostupný a má sklon být uživatelsky přívětivější a spolehlivější.
Zdroj: Facebook iKelp
Mimo tablet nebo počítač, který bude fungovat jako váš terminál (oblast, kde obsluha čeká na objednávky a tiskové kontroly), budete také chtít získat následující:
- Platební terminál – Zvolte možnost, která vám umožní přijímat co nejširší škálu platebních metod. Například transakce kreditní kartou a debetní kartou, bezkontaktní platby a dárkové karty. Obvykle má také zabudovanou tiskárnu účtenek.
- Kuchyňská tiskárna – Umožňuje zaslat vašemu kuchyňskému personálu objednávku, kde se rovnou vytiskne. Tím se zkrátí doba potřebná k zahájení objednávky a zabrání se tak záměně způsobené chaotickým rukopisem nebo překlepy.
- Kuchyňský displej – Funguje na stejných principech jako kuchyňská tiskárna. Rozdíl je v tom, že místo papírové objednávky se objednávka zobrazí na obrazovce.
- Mobilní číšník – Pro práci v terénu je ideální Mobilní číšník. Jde o aplikaci, kterou máte nainstalovanou v telefonu nebo na tabletu, a tak ji máte stále po ruce. S ní vyřídíte požadavky svých hostů odkudkoliv a velmi rychle.
- Aplikace pro poslíčka – Aplikaci Poslíček využijete tehdy, když plánujete rozvoz jídel. Díky ní si váš řidič seřadí v telefonu nebo na tabletu objednávky podle naplánované trasy, spustí si navigaci a automaticky se mu vyplní adresa místa doručení. Zavolat zákazníkovi může jedním kliknutím.
Je důležité si uvědomit, že si pravděpodobně můžete vystačit s jednou kuchyňskou tiskárnou nebo kuchyňským displejem, možná ale budete chtít více POS terminálů a čteček karet. Máte-li velkou restauraci nebo samostatně bar a restaurační prostory, může to vašemu týmu usnadnit život a vám pomoci pracovat efektivněji.
Funkce restaurace v místě prodeje
Nyní, když jsme si prošli zastřešující softwarové a hardwarové komponenty, je čas ponořit se do specifických funkcí, jež musí mít jakýkoli vysoce kvalitní restaurační POS systém.
Snadné rozložení registrace – Mobilní číšník
Rychlost je v pohostinství vše. Pokud nemůžete nabídnout rychlé a přátelské služby, pak vaši hosté začnou trávit páteční večery jinde. Čím rychleji mohou vaši číšníci zadat objednávku, tím rychleji ji vaši kuchaři mohou začít připravovat. Zásadním nástrojem pro zvýšení rychlosti objednávky je přehledné a snadno čitelné rozložení. Nalezení konkrétních pokrmů a nápojů by mělo být rychlé, a pokud váš systém prodeje může podporovat uspořádání stolu a rozvržení tabulek, pak váš tým může pracovat ještě efektivněji.
TIP: Vyzkoušejte aplikaci iKelp POS Mobile. Jednoduché ovládání a superrychlá obsluha jsou zárukou spokojenosti vašich zákazníků.
Správa zásob vytvořená pro restaurace
Jednou z chyb, kterou někteří noví majitelé restaurací dělají, je výběr systému POS, který je pro maloobchodníky výhodnější a v důsledku toho postrádá funkce specifické pro restauraci. Nikde to není patrnější než u nástrojů pro správu inventáře. Ujistěte se, aby vaše nástroje obsahovaly funkce, které vám pomohou spravovat pokrmy a nápoje a ne maloobchodní produkty, přestože mohou mít leccos společného.
Hledejte napříkad:
- Funkce „Suroviny/Ingredience“ – Tato funkce vám umožňuje spravovat zásoby pro vaše pokrmy sledováním jednotlivých složek použitých k jejich výrobě. Například sendvič lze spravovat pomocí množství masa, sýra, chleba, zeleniny a dalších zálivek použitých k jeho výrobě.
- Změnit pořadí spouštěčů – Umožňuje vám nastavit upozornění, která vám připomenou, abyste při nízkém stavu konkrétní položky nebo položek doobjednali zásoby. Perfektní pro zajištění toho, že budete mít vždy to, co potřebujete k výrobě svých nejoblíbenějších jídel a nápojů.
- Hromadné aktualizace – Místo přidání nebo aktualizace inventáře podle jednotlivé položky nebo složky vám hromadné aktualizace umožňují provádět změny více složek najednou pomocí souboru CSV.