Online objednávaní na rozvoz - základní nastavení

V tomto článku vám blíže představíme nastavení online rozvozového systému. Upřesníme jednotlivá nastavení, pomocí kterých můžete definovat časový horizont, v průběhu, kterého mohou zákazníci objednávat online, dále výběr platidel, cen za dopravu apod. Tato nastavení je možné provést v hlavním Menu aplikace, v časti Rozvoz po kliknutí na tlačítko Nastavení. 

Základní nastavení rozvozu

Základní nastavení rozvozu v iKelp POS Mobile se zobrazí po kliknutí na tlačítko Nastavení.

Základní nastavení

• Povolit rozvoz - pokud je rozvoz v nastaveních aplikace vypnutý, není možné aktivovat online objednávání přes web, není možné zadat čas vyřízení objednávky a není ani možné do objednávky doplnit informaci o výšce dopravy.
• Povolit objednávání přes web - pokud je daná možnost aktivní, zákazník může vytvořit online objednávku. V případě, že se možnost online objednávání vypne, zákazníci nebudou mít možnost si u vás vytvořit objednávku.
• Povolit kurýra - povolit používání aplikace kurýr během online objednávaní. Více informací o této možnosti se dozvíte v tomto návode Aplikace Poslíček v iKelp POS Mobile.
• Vstup pouze od 18 let - na stránce se zobrazí informace o tom, že vstup na stránky je pouze pro osoby starší 18 let. Je to z důvodu, aby bylo možné prostřednictvím Online rozvozu objednávat alkohol nebo tabákové výrobky.
• Vlastní text upozornění - v případě aktivní informace o vstupu na stránky pro osoby starší 18 let, je možné použít předdefinovaný text upozornění, nebo si nadefinovat text vlastní. (Text je možné definovat níže v části Vstup na stránky s nevhodným obsahem, kliknutím na upravit.)
• Kopie emailu objednávky  - posílat na zadaný email provozovatele kopii emailu objednávky. (Kopie je zasílána na email zadaný v části O provozovně - Registrační údaje o společnosti - neveřejné.)
• Místnost rozvoz - po kliknutí na tlačítko se zobrazí bližší nastavení dané místnosti pro Rozvoz. Je možné změnit název místnosti, nadefinovat přednastavené zařízení pro účtování a nadefinovat povolená zařízení, na kterých se mají tisknout objednávky z Rozvozu. 
• Obchodní podmínky - v tomto formuláři si můžete nadefinovat obchodní podmínky nákupu na webu. Tyto obchodní podmínky je možné si nadefinovat podle vlastních potřeb - požadavků vaší provozovny. Samozřejmé za předpokladu dodržení základních údajů o ochraně spotřebitele. Všechny provedené změny je potřeba Uložit .
• Souhlas se zpracováním osobních údajů - jak obchodní podmínky, tak také souhlas se zpracováním osobních údajů je v aplikaci předdefinovaný. Pokud nakládáte s osobními údaji jinak, než je uvedeno v článku o jejich zpracování, je potřeba tuto informaci v článku upravit.

Otevírací hodiny

• Otevírací hodiny - změnu otevíracích hodin je možné provést po kliknutí na tlačítko Upravit. Otevírací hodiny je možné nastavit jakkoliv, přesně podle požadavků.
• Otevírací hodiny je možné nastavit pro všechny dny v týdnu stejně nebo kliknutím na + Přidat otevírací hodiny v jiný den nastavit otevírací hodiny v konkrétní den.
• Speciální dny - Kromě běžných otevíracích hodin je možné nastavit i tyto dny. Speciální dny. Jedná se o dny, kdy se nebude vařit. Můžete je nadefinovat i dopředu. Je možné je využít např. pokud je svátek, případně se nerozváží nebo se nevaří z provozních nebo jiných důvodů. Více o nastavení se dozvíte v návodu Otevírací hodiny - Speciální dny.

Osobní převzetí

• Povolit - nastavení definuje, jestli při tvorbě online objednávky má být pro zákazníka tato možnost dostupná. Může se stát, že je u vás na provozovně akce, kde je uzavřená společnost a nechcete, aby vám tam chodili zákazníci pro objednávky. V tomto případě může být aktivní pouze možnost doručení.
• Web - nastavení definuje, jestli je možné si při objednávkách online prostřednictvím webu vybrat také tento způsob dopravy. Po vypnutí této možnosti objednávání se zobrazí možnosti pro nastavení trvání nedostupnosti. Je možné vybrat nedostupnost, např. 1 hod. případně nastavit konkrétní den a čas, do kdy je objednávání na tento způsob dopravy přes web nedostupné. Po vypršení času se tato možnost automaticky aktivuje. Po výběru možnosti Nedostupné, bude možnost aktivní až po opětovném manuálním spuštění. 
• Zobrazit pokud dočasně nedostupné - zobrazovat dopravu na webu, když je dočasně nedostupná. Dočasnou nedostupnost je možné nastavit vypnutím možnosti Web, kde se následně zobrazí nabídka časů s předpokládanou délkou nedostupnosti. Po vypršení času se nabídka automaticky aktivuje.
• Povolit předobjednávání - zda zákazník může, a na jakou dobu předem učinit objednávku, pokud v danou chvíli není doručování v rámci daného způsobu dopravy aktivní. Bližší informace ohledně předobjednání s nastavením času dopravy se dozvíte v návodu Nastavení času doručování.
• Take Away - povolit osobní převzetí jako výdejní okénko s designem objednávání od stolu. Více informací se dozvíte v návodě Objednej a vyzvedni, aneb Take Away v iKelp POS Mobile.
• Režim výdeje - režim výdeje objednávek.
• • Při vyúčtování vždy - objednávka je vydaná automaticky po vyúčtování.
  • Nezávisle, nebo hotové - stav objednávky mění obsluha po vyřízení objednávky.
• Režim předání - zákazníkovi se předá objednávka
• Výchozí - je-li daná možnost aktivní, u nových objednávek se bude tento způsob doručení brát jako předvyplněný. V případě, že si zákazník vytvoří další online objednávku v řadě, použije se automaticky ten způsob doručení, který měl zákazník zvolen jako poslední.
• Otevírací hodiny - určuje, v jakém čase je možné vybrat danou dopravu. Otevírací hodiny na dopravu doporučujeme mít nastavené v rozsahu otevíracích hodin pro rozvoz. Tyto hodiny definují čas, kdy si zákazník může fyzicky vyzvednout svoji objednávku.
• Možnost zvolit čas převzetí - jestli si zákazník může vybrat čas, kdy má být jeho objednávka připravená k vyzvednutí.
• Pouze v aktuální den - je možné si objednat přípravu na konkrétní čas, ale pouze v rámci aktuálního dne.
• Počet dní dopředu - na kolik dní dopředu je možné udělat objednávku ode dneška. (Např. zákazník si může objednat ve středu na pátek, na 20:00 u nadefinování objednávání na dva dny dopředu.)
• Možnosti platby - která platidla se zákazníkovi mají při tvorbě objednávky nabídnout. Při osobním převzetí může mít zákazník možnost i platby platební kartou, ale u rozvozu již tato možnost nemusí být aktivní, protože poslíček nemusím mít k dispozici přenosný terminál.
• Online platba - speciálním typem platidla je online platba. Jedná se o platbu prostřednictvím platební brány. Po kliknutí na možnost více se zobrazí jednotlivá nastavení. Jednotlivé údaje vám při zřízení poskytne provozovatel platební brány.
• Čas přípravy - čas, který se zobrazí zákazníkovi při vytvoření a následném potvrzení objednávky. Jakmile zákazník objednávku potvrdí, začne se tento čas odpočítávat, proto doporučujeme nastavit čas pro doručení takový, který nejvíce odpovídá času vyřízení objednávky až po její doručení. 
• Min. objednávka - minimální hodnota objednávky, kterou musí zákazník dodržet, aby bylo možné objednávku dokončit. Doporučujeme nastavit min. hodnotu objednávky např. na 130 Kč, aby se nestalo, že si zákazník u vás na rozvoz objedná např. 0,5 L minerálku.
• Vyžadovat PIN - pro zaplacené objednávky vygenerovat PIN pro jejich vyzvednutí. Obsluha při následném účtování bude upozorněná na zadání PINu pro ověření. (Obsluha PIN nezná, nemůže ho tedy ověřit, ale pouze zadat do systému, který ho ověří. Pokud je PIN správný, umožní obsluze vyúčtovat doklad.)

Rozvoz

• Povolit - nastavení definuje, jestli má být při tvorbě online objednávky tato možnost aktivní. Může se stát, že z nějakého důvodu nemůžete realizovat rozvoz. Tehdy se tato možnost deaktivuje a zůstane aktivní pouze možnost osobního převzetí. Jakmile se obnoví možnost rozvozu, při nových objednávkách budou mít zákazníci na výběr i tuto možnost.
• Web - nastavení definuje, jestli je možné si při objednávkách online prostřednictvím webu vybrat také tento způsob dopravy. Po vypnutí této možnosti objednávání se zobrazí možnosti pro nastavení trvání nedostupnosti. Je možné vybrat nedostupnost, např. 1 hod. případně nastavit konkrétní den a čas, do kdy je objednávání na tento způsob dopravy přes web nedostupné. Po vypršení času se tato možnost automaticky aktivuje. Po výběru možnosti Nedostupné, bude možnost aktivní až po opětovném manuálním spuštění.
• Zobrazit jako dočasně nedostupné - zobrazovat dopravu na webu, když je dočasně nedostupná. Dočasnou nedostupnost je možné nastavit vypnutím možnosti Web, kde se následně zobrazí nabídka časů s předpokládanou délkou nedostupnosti. Po vypršení času se nabídka automaticky aktivuje.
• Povolit predobjednávání - zda zákazník může, a na jakou dobu předem učinit objednávku, pokud v danou chvíli není doručování v rámci daného způsobu dopravy aktivní. Bližší informace ohledně předobjednání s nastavením času dopravy se dozvíte v návodu Nastavení času doručování.
• Vychozí - je-li daná možnost aktivní, bude se u nových objednávek tento způsob doručení brát jako předvyplněný. V případě, že si zákazník vytvoří další online objednávku v řadě, použije se automaticky ten způsob doručení, který měl zákazník zvolen jako poslední.
• Otevírací hodiny - určuje, v jakém čase je možné vybrat danou dopravu. Otevírací hodiny na dopravu doporučujeme mít nastavené v rozsahu otevíracích hodin pro rozvoz. Tyto hodiny definují čas, v rámci kterého si může zákazník vybrat doručení své objednávky.
• Možnost vybrat čas převzetí - určuje, jestli si může zákazník vybrat čas, kdy má být jeho objednávka připravená k vyzvednutí.
• Pouze v aktuální den - je možné si objednat přípravu na konkrétní čas, ale pouze v rámci aktuálního dne.
• Počet dní dopředu - na kolik dní dopředu je možné vytvořit objednávku ode dneška. (Např. zákazník si může objednat ve středu na pátek na 20:00 u nadefinování objednávání na 2 dny dopředu.)
• Možnosti platby - která platidla se zákazníkovi při tvorbě objednávky mají nabídnout. Při osobním převzetí může mít zákazník možnost i platby platební kartou, ale u rozvozu už tato možnost nemusí být aktivní, protože poslíček nemusí mít k dispozici přenosný terminál.
• Online platba - speciálním typem platidla je online platba. Jedná se o platbu prostřednictvím platební brány. Po kliknutí na možnost více se zobrazí jednotlivá nastavení. Jednotlivé údaje vám při zřízení poskytne provozovatel platební brány.
• Poslíček pro rozvoz - v případě rozvozu je možné nadefinovat, pod kterého uživatele se mají zapsat finance v rámci pokladny u objednávky na doručení a platbě v hotovosti. Na konci dne je tak jednoduše možné si zkontrolovat, jaký finanční obnos má mít poslíček u sebe. V případě aktivního modulu poslíčka se finance automaticky přepíšou pod uživatele, který objednávku označí jako doručenou. Více o nastavení se dovíte v návodu Uzávěrky uživatelů v iKelp POS Mobile - Rozvoz
• Kurýr - uživatel, pod kterého se zapisují finance při doručování objednávek, v případě, že nevyužíváte aplikaci poslíček.
• Doprava DPH- výše DPH pro předdefinovanou kartu pro účtování ceny za dopravu - rozvoz. Kliknutím na Upravit kartu je možné upravit název, zařazení do kategorie apod.

Povolené zóny

• Seznam zón / měst, ve kterých poskytujete rozvoz. Pomocí pole Hledat je možné najít město / obec, které chcete do seznamu přidat. Po zadání Názvu a kliknutí na tlačítko Přidat se zobrazí podmínky dopravy v dané zóně / městě.
• Cena dopravy - cena za dopravu se nenastavuje globálně, ale je možné ji definovat pro jednotlivé oblasti rozvozu. Jak již bylo řečeno, cena může nebo nemusí být nulová.
• Čas doručení - předběžný čas, který se zobrazí zákazníkovi při vytvoření a následném potvrzení objednávky. Čas je vhodné definovat předběžný, který se zobrazí zákazníkovi při vytvoření a následném potvrzení objednávky. Čas je vhodné definovat v závislosti na provozu (Čas doručení bude pravděpodobně jiný v rámci města, kde se nachází provozovna, než ve vedlejším městě / obci vzdálené několik km).
• Min. objednávka - minimální hodnota objednávky, kterou musí zákazník dodržet, aby bylo možné objednávku dokončit. Doporučujeme nastavit min. hodnotu objednávky např. na 130 Kč, aby se nestalo, že si zákazník u vás na rozvoz objedná např. 0,5 L minerálku. Minimální hodnotu objednávky je znovu možné nastavit i v závislosti na místu doručení. Min. hodnota objednávky může být do vzdálenějších měst vyšší, než v rámci města, kde sídlí provozovna.

• Kliknutím na tlačítko OK se potvrdí přidání města do seznamu.
• Kliknutím na tlačítko Zavřít se změny ve formuláři neuloží.
• Kliknutím na tlačítko Odebrat se město z nabídky odebere.
• Přidaná města v seznamu můžete také posunout v seznamu výš nebo níž v závislosti na tom, ve kterém městě chcete dopravu do daného města nabízet.

Kontaktní údaje

• Založit v kontaktech - na základě GDPR se kontakty při zadávání v rozvozu neukládají automaticky. Pokud zákazník chce, může se registrovat a potvrdit tak souhlas s uložením jeho údajů.
• Všechny vyplněné - zobrazit všechny vyplněné údaje kontaktu.
• • Údaje, které bude možné zadat na kontakt v rozvozu. Pole s adresou se zobrazuje pouze u rozvozu.
• Je možné nastavit, které údaje má obsluha u telefonické objednávky od zákazníka zjistit pro správné doručení objednávky.
• Pomocí posuvníků u jednotlivých údajů je možné nastavit jejich pořadí pro zobrazení ve formuláři pro vyplnění rozvozu.
• Rychlé poznámky - je možné je vybírat při vytváření objednávek prostřednictvím rozvozu obsluhou. Využití rychlých poznámek je vhodné u tvorby objednávek, které byly předtím vytvořeny v jiné aplikaci sloužící k online objednávání (např. Bistro.sk, Wolt, Napizzu a pod.), nebo byly přijaty obsluhou telefonicky. Rychlé poznámky je možné si nadefinovat na různé informace a poznámky, které si běžně obsluha do objednávky potřebuje doplnit (např. "Zvonit, Telefonovat ...).

  Obsluha tak může rychle přidat poznámku na objednávku, jestli objednávka byla nebo nebyla uhrazena. (Např. o tom, jakým způsobem byl doklad uhrazen - "Uhrazeno Bistro.sk"), nebo může rozvozci předat poznámku jak bude zákazník platit. (Např. "Platba stravenkovou kartou"), aby rozvozce věděl, jaký terminál si má k zákazníkovi vzít.

• Pro zobrazování je potřeba mít aktivní nastavení.
• Jednotlivé rychlé poznámky je potřeba od sebe oddělit enterem nebo čárkou nebo středníkem. 
• Poznámka je vidět v objednávce v seznamu objednávek a tiskne se také na výstupech.

Nastavení tisku

• Marketing pro rozvozové doklady
• Text oznámení - text, který se bude tisknout na dokladech účtovaných na rozvoz.
• Pokud není zadáno - pokud nezadáte žádný text, je použit systémový. (Ten se bere z kontaktních údajů - O provozovně - Kontaktní informace - Web.)
• Vytisknout notifikaci - vytisknout notifikaci o online objednávce.
• Výdejový lístek - při osobním převzetí vytisknout výdejový lístek. (Dané nastaveni je vhodné při používaní výdajového okénka, kdy se zákazníkovi při objednávce vytiskne i výdejový lístek.)

Automatické schvalování 

• Povolit automatické schválení objednávek - jestli se u online objednávky prostřednictvím rozvozu objednávka automaticky schválí bez nutnosti schválení obsluhou. Toto nastavení je vhodné mít aktivní pokud používáte skupinu VIP zákazníků, případně vyhodnocování obratů zákazníků při přidělování do skupin Gold, Silver nebo Bronze. Pokud si takový zákazník objedná, jeho objednávka bude automaticky schválená. Případně je toto nastavení vhodné pro Online objednávky uhrazené platební bránou. Obsluha tak nemusí tyto objednávky potvrdit.
• Doporučujeme nastavit pravidla pro automatické schvalování tak, aby pokrývaly důvěryhodnou skupinu vašich zákazníků a nestalo se, že bude automaticky schválená objednávka, kterou nebude možné doručit. (Např. vymyšlená adresa apod.)

Automatický čas doručení

• Povolit automatický čas doručení pro objednávky - systém na základě pravidel může automaticky vyhodnocovat odhadovaný čas doručení na základě počtu rozpracovaných objednávek v systému a zákazník tak dostane přesnější informaci o tom, kdy bude objednávka vyřízená, resp. Připravená. Jednotlivé časy doručování se zobrazují také zákazníkovi po kliknutí na Online objednávání v záložce Kontakt. Pokud je splněno některé z následujících pravidel pro zpoždění přípravy objednávky, zobrazí se to zákazníkovi v tomto okně a je na to také upozorněn v procesu tvorby objednávky.
• Pravidla pro určení času
• Přidat pravidlo - kliknutím na Přidat pravidlo je možné nadefinovat, za jakých okolností se posune informace o času doručení.
• Od počtu obj.. - jaký počet neschválených rozpracovaných objednávek v systému musí být na to, aby se posunul čas vyřízení objednávky.
• Platné ve dny - který den / dny se bude pravidlo vyhodnocovat.
• Čas od - do - v jakém časovém intervalu bude pravidlo vyhodnocováno.
• Zpoždění - o kolik se prodlouží čas přípravy objednávky oproti běžnému času pro danou zónu doručování.
• Pravidla pro pozastavení objednávání
• Přidat pravidlo - kliknutím na tlačítko Přidat pravidlo je možné nadefinovat, za jakých okolností se systém objednávání pozastaví.
• Od počtu obj. - jaký počet neschválených a rozpracovaných objednávek v systému musí být na to, aby se posunul čas vyřízení objednávky.
• Platné ve dny - který den / dny se bude pravidlo vyhodnocovat.
• Čas od - do - v jakém časovém intervalu se bude pravidlo vyhodnocovat.

V rámci systému vyhodnocování je možné mít ve stejném čase i více pravidel na základě počtu objednávek.

• Systém vyhodnocování probíhá od horního pravidla směrem dolů. (To znamená, že se nadefinuje např. pravidlo pro 5 a více neschválených / rozpracovaných objednávek o + 10 min. V případě 10 a více objednávek už to může být +25 min. k základnímu času pro danou zónu apod.) 
• Takto může být pravidel nadefinovaných i více, vše závisí na možnosti konkrétní provozovny.
• Čas je vyhodnocován vždy při změně počtu neschválených, resp. rozpracovaných objednávek.
• Pro pozastavení objednávání je možné nadefinovat např. 20 objednávek. Jakmile je v systému 20 a více objednávek neschválených, resp. rozpracovaných, na webu se zobrazí informace o pozastavené možnosti objednávání. Jakmile tento počet objednávek klesne pod 20, online objednávání bude znovu dostupné.

Rozšířené

• Časy doručení - předdefinované časy doručení, které se zobrazují obsluze a které může obsluha zadat při potvrzování objednávky.
• Změna času pro - pro který druh dopravy se nastaví hodnota změny času. Pro ostatní druhy je doplněná automaticky.
• Po doručení úhrada na poslíčka - úhrada bude automaticky navázaná na poslíčka po doručení objednávky.
• Mapa pro adresu - výběr mapy (aplikace) pro zobrazení navigace na adresu zákazníka v rozvozu.
• Plánované objednávky - typ zpracování plánovaných objednávek.
• Stav nové objednávky - v jakém stavu bude nová objednávka.
• Design kategorií - design kategorií ve veřejné časti donášky. (Tímto nastavením určíte, jak se bude chovat zobrazení kategorií zákazníkovi při objednávaní skrz online donášku. V případě, že chcete mít zobrazení S obrázky, je vhodné mít nadefinované obrázky na všech kategoriích.)

Dýško

• Dýško za objednávku - v aplikaci lze předdefinovat i dýško pro kurýra při objednávání. Zadání dýška je volitelné a žádným způsobem není zákazník při objednávání nucen jej zadat. Je na něm, jestli při objednávce dýško dá, nebo ne. Pokud zákazník dýško dát chce, může tak učinit i při online platbě, kdy je platba zrealizována rovnou s touto hodnotou.
• Hodnoty dýška
• Přidat možnost - doplnenie preddefinovanej možnosti pridanie tipu pre kuriéra.
• Žádné nebo hotovost - zákazník se může rozhodnout, že dýško dá přímo kurýrovi při platbě. V jaké výšce je na něm
• Zadaná hodnota - zákazníkovi můžete nabídnout předdefinované hodnoty, z kterých si může vybrat
• Procentuální hodnota - zákazníkovi můžete nabídnout i tuto možnost, kde je jako dýško procentuální hodnota objednávky.
• Vlastní hodnota - zákazníkovi se zobrazí pole pro zadání vlastní hodnoty.

V rámci dýška lze nadefinovat i kombinaci, resp. více možností pro jeho zadávání, čímž zákazník získá více možností se rozhodnout. Kromě toho lze v jednotlivých možnostech nastavit i to, zda se použije pevná částka, např. při procentuálním dýšku, nebo se hodnota zaokrouhlí. Další informace o spropitném se dozvíte v článku Spropitné pro poslíčka v online objednávce donášky

 by Ing. Lukáš Krajčír