Synchronizácia predajov z predajne na centrálu - nastavenie na centrálnom sklade v iKelp Cloud

Postup:

1. Inštalácia aplikácie iKelp Predajca Enterprise, v prípade riešenia iKelp Predajca Cloud je potrebné požiadať prevádzkovateľa o zriadenie služby
2. Inštalácia addins na synchronizáciu, určené pre centrálu a nastavenie synchronizácie
3. Nastavenie skladov pre jednotlivé pobočky (Kód skladu, Zdieľanie s pobočkou)
4. Vytvorenie druhu dokladu pre každú synchronizovanú pobočku pre zápis pohybov predaja (zaužívané pomenovania: "denný obrat", "odpis predaja" alebo "PLU uzávierka")
5. Nastavenie "odberateľov údajov" - POS Pokladne
6. Zdieľanie skladových kariet voči pobočke, nastavenie stromových kategórií
7. Prvá synchronizácia údajov (pri pridaní ďalšej POS Pokladne do systému synchronizácie)

Inštalácia Addins a nastavenie synchronizácie

Upozornenie: Addins na sychronizáciu existujú zvlášť pre centrálu a pobočku. Na centrále je potrebné importovať addins s názvom "ADDINS_POS-CENTRALA". Zároveň je potrebné mať správnu verziu addins k danej verzii aplikácie iKelp Predajca.

Postup inštalácie addins:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na centrále a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Import / Export.
4. V pravej časti vyberte kliknutím záložku Úlohy.
5. Kliknite na tlačidlo Import a vyberte súbor príslušných addins "ADDINS_POS-CENTRALA" (tie sú obvykle reprezentované dvoma súbormi s príponami DBF a FPT).
6. Potvrďte hlásenie "Import bol ukončený." stlačením tlačidla OK.
7. Vyberte kliknutím záložku Auto. úlohy.
8. Kliknite na tlačidlo Import a vyberte súbor príslušných addins "ADDINS_POS-CENTRALA" (do tejto sekcie sa naimportujú iba úlohy, ktoré sú vykonávané v pravidelných intervaloch automaticky).
9. Potvrďte hlásenie "Import bol ukončený." stlačením tlačidla OK.
10. Addins sa po importe uložia priamo do databázy, po ich inštalácii je teda možné súbory Addins vymazať (DBF/FPT).
11. Vyberte kliknutím záložku Rôzne.
12. Zaškrtnite voľbu Zapisovať úlohy pre automatickú synchronizáciu(tým zabezpečíte, že vybrané zmeny údajov napr. skladové karty, kontakty, atď. budú automaticky generovať úlohy pre synchronizáciu týchto údajov).
13. V časti -- Vyberte službu -- je potrebné vybrať Pobočka. Zobrazia sa ďalšie nastavenia Služba - nastavenia.
14. Vyplňte polia Privátny kľúč, Kód a Adresa služby(privátny kľúč a kód sú súčasťou dokumentácie k zriadenej službe, každá databáza - centrála a jednotlivé pobočky - majú svoj vlastný privátny kľúč a kód, ktorým sú identifikované). Adresa služby je obvykle http://cloudfregy.ikelp.sk/FregyService.asmx, avšak pri zriadení služby môže byť v špecifických prípadoch poskytnutá iná.
15. Kliknite na tlačidlo Uložiť.
16. Pre účely synchronizácie je potrebné nastaviť jednotlivých "odberateľov údajov", čo z pohľadu databázy centrály sú jednotlivé pobočky - POS Pokladne. Toto nastavenie je popísané v nasledovnej časti návodu.

Nastavenie skladov pre jednotlivé pobočky

Synchronizáciu POS Pokladní cez internet je možné použiť aj v rámci jednej prevádzky, za účelom nezávislosti jednotlivých pokladničných miest (odolnosť voči výpadku siete alebo centrálneho servera s databázou). Častejšie sa toto riešenie bude využívať v prípade viacerých predajnych miest/prevádzok, ktoré sú vzájomne prepojené cez internet. V rámci nastavení centrály je potrebné vytvoriť jednotlivé sklady (môže existovať aj centrálny sklad, ktorý napríklad neslúži na predaj ale zásobovanie pobočiek). Ďalej je potrebné prideliť im kód a nastaviť zdieľanie. Postup je nasledovný:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na centrále a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Sklady.
4. V prípade, že potrebujete vytvoriť ďalší sklad, kliknite na tlačidlo Pridať.
5. V tabuľke vyplňte Kód a v stĺpci Z. pobo. vyberte Zdieľať (každý zdieľaný sklad s pobočkou musí mať unikátny kód).

Kód, ktorý sa nastavuje pre jednotlivé sklady je využívaný ako identifikácia pri synchronizácii a bude potrebné ho nastaviť v databáze jednotlivých POS Pokladní, ktoré slúžia na predaj z daných skladov.

Vytvorenie druhu dokladu pre zápis pohybov predaja

Pre každú synchronizovanú predajňu, ktorej pohyby predaja je potrebné synchronizovať voči centrále, je potrebné vytvoriť druh dokladu. Tento druh je potrebné vytvoriť v tom sklade, ktorý prislúcha danej pobočke. S jedným skladom (napr. na jednej prevádzke) sa môže synchronizovanť viacero pokladní (predajných miest v rámci jednej predajne), vtedy je potrebné vytvoriť druh dokladu pre každú z nich. Postup vytvorenia a nastavenia druhov dokladov:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na centrále a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Doklady -> Druhy dokladov.
4. V pravej časti sa zobrazí zoznam druhov dokladov, pričom v hornej časti je potrebné v sekcii Filtre vybrať sklad, pre ktorý budeme daný druh vytvárať.
5. Kliknite na tlačidlo Pridať.
6. Zobrazí sa formulár pre vyplnenie parametrov (tie je možné dodatočne meniť aj v zozname druhov dokladov avšak okrem Typu druhu).
7. Pre účely zápisu pohybov predaja je potrebné vybrať Odb. dodací list zo zoznamu Typ druhu.
8. Ďalej je potrebné vyplniť Názov druhu. Ten by mal byť výstižný a v prípade viacerých synchronizovaných predajní by mal obsahovať jednoznačnú identifikáciu (napr. číslo, skrátené označenie prevádzky, atď).
9. Maska a Obdobie v tomto prípade nemajú význam. Je potrebné si uvedomiť, že samotný doklad vzniká v lokálnej databáze daného predajného miesta a na centrálu sa prenáša pomocou synchronizácie. V tomto prípade centrála preberá už existujúce číslo dokladu. Pre prehľadnosť je však vhodné tieto parametre vyplniť zhodne s nastavením pre danú prevádzku (predajné miesto).
10. Kliknutím na tlačidlo Založiť sa nám v zozname druhov dokladov vytvorí v danom sklade ďalší záznam.
11. V stĺpci Kód je potrebné pre daný záznam vyplniť jednoznačný identifikátor pre daný druh dokladu, ktorý musí byť zhodný s nastavením pre danú prevádzku.
12. Ďalej je potrebné v stĺpci Z. pobo. nastaviť Zdieľať.
13. Na záver je potrebné zaškrtnúť stĺpec Ext. pre daný druh, čím nastavíte daný druh dokladu ako externý.

Vyššie uvedený postup je potrebné aplikovať pre všetky lokálne databázy, ktoré budú synchronizované. Už na začiatku odporúčame vytvoriť si plán číslovania a označovania jednotlivých pokladní, prevádzok a druhov dokladov. Pri ďalšom nastavovaní a servise sa budete prehľadnejšie orientovať v jednotlivých nastaveniach.

Nastavenie "odberateľov údajov" - lokálne databázy

V prípade synchronizácie a nastavení na centrále sa pod pojmom "odberateľ" myslí lokálna databáza predajného pracoviska, do ktorej budú replikované údaje ako napríklad skladové karty a kontakty a zároveň z nej budú prijímané údaje o predaji alebo synchronizované interné dodávateľské objednávky. Na centrále môže byť zadefinovaných viac odberateľov. Postup nastavenia odberateľa:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na centrále a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Import / Export.
4. V pravej časti vyberte kliknutím záložku Odberatelia.
5. Kliknite na tlačidlo Pridať a potvrďte pridanie nového odberateľa.
6. V zozname odberateľov sa pridá záznam, kde je potrebné vyplniť Názov a Kód(kód musí byť zhodný s vygenerovaným prístupom k službe synchronizačného servera pre danú pobočku, názov si užívateľ môže zvoliť ľubovoľne).
7. Zároveň sa pridá položka v ľavej časti, v strome nastavení pod Import / Export -> Odberatelia. Kliknite na daného odberateľa, v pravej časti sa objaví nastavenie daného odberateľa.
8. V pravej časti je potrebné nastaviť Typ na POS Pokladňa(týmto sa definuje tzv. typ kanála, čo zároveň definuje prenášané údaje a a spôsob prenosu).
9. Kliknite na záložku Export.
10. V sekcii Export je potrebné vybrať Sklad prislúchajúci k danej POS Pokladni (pracovisku) (najčastejšie bude pre každú pobočku vytvorený nezávislý sklad, k jednému skladu môže byť pridelených viacero POS Pokladní).
11. Kliknite na záložku Import.
12. V sekcii Import je potrebné vybrať Sklad prislúchajúci k danej POS Pokladni a POS Uzávierky PLU - druh pohybu, ktorý bude použitý pre výdaj predaného tovaru zo skladu. Upozornenie: Daný druh pohybu musí byť typu "Odb. dodací list", musí byť zdieľaný voči pobočke a musí byť nastavený ako Externý(tzn. doklad vzniká na pobočke, v databáze danej POS Pokladne a do databázy centrály je importovaný).
13. Kliknite na tlačidlo Uložiť.
14. Vyššie uvedený postup je potrebné aplikovať pre všetkých odberateľov, v tomto prípade jednotlivé POS Pokladne.

Upozornenie: Ak do existujúceho riešenia pridávate novú POS Pokladňu ako nového odberateľa a v databáze už existujú skladové karty, kontakty alebo cenníky, je potrebné prvý krát ručne zosynchronizovať tieto údaje voči novopridanému odberateľovi.

Zdieľanie skladový kariet voči pobočke

Aby boli skladové karty z centrály synchronizované na jednotlivé pobočky - POS Pokladne, je potrebné, aby mali nastavené zdieľanie voči pobočke. Toto nastavenie je však realizované ako vlastnosť stromových kategórií. Je teda potrebné vytvoriť a správne nastaviť stromové kategórie a následne priradiť skladové karty do jednotlivých kategórií. Postup je nasledovný:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na centrále a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Kategórie, zobrazí sa okno s nastaveniami stromových kategórií.
3. V Sekcii Filtre je potrebné vybrať Skladové karty("Pokladňa" slúži na konfiguráciu stolov a miestností).
4. V zozname kategórií určuje stĺpec Epo. zdieľanie kategórie voči pobočke, prípustné sú tieto stavy: zelená fajočka - Zdieľať, červený krížik - Nezdieľať, šedá bodka - podľa nadradenej kategórie. Kliknutím myšou v tomto stĺpci na danom zázname v tabuľke zmeníte stav zdieľania.
5. Zdieľanie je možné zmeniť aj vo vlastnostiach kategórie, ktoré sa po kliknutí na danú kategóriu objavia v pravej časti okna.
6. V pravej časti okna kliknite na záložku Zdieľanie a zmeňte parameter Pobočka na požadovaný stav: Zdieľať, Nezdieľať alebo Podľa nadradenej.

Praktické poznámky:

• Najčastejšie sa nastavuje zdieľanie voči pobočke na hlavnú kategóriu a ostatné podkategórie sa ponechávajú v stave "Podľa nadradenej kategórie".
• Nastavenie kategórií je vhodné vykonať ešte pred vytváraním skladových kariet, aby ste už pri založení skladovej karty mohli túto zaradiť do správnej kategórie ešte pred prvým uložením.
• V prípade obchodnej prevádzky, kde zdieľané a predávané budú prakticky všetky skladové karty, je vhodné určitú kategóriu (zdieľanú voči pobočke) nastaviť ako predvolenú (v zozname kategórií, stĺpec Pr.).

Priradenie skladových kariet do kategórií je možné jednotlivo alebo hromadne - označené skladové karty. Postup pre priradenie skladovej karty do kategórií:

1. Kliknite na ikonu "K" alebo vyberte menu Sklad -> Karty, zobrazí sa okno Skladové karty.
2. Nájdite a vyberte skladovú kartu, ktorú potrebujete upraviť.
3. Kliknite na tlačidlo Upraviť.
4. Vyberte záložku Kategórie.
5. V ľavej časti, v sekcii Kategórie, je zobrazený strom kategórií, zaškrtnutím pri danej kategórii k nej priradíte upravovanú skladovú kartu (jedna skladová karta môže byť priradená do viacerých kategórií).
6. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Postup pre hromadné priradenie skladových kariet do kategórie:

1. Kliknite na ikonu "K" alebo vyberte menu Sklad -> Karty, zobrazí sa okno Skladové karty.
2. Označte skladové karty, ktoré chcete priradiť do danej kategórie (červená fajočka na začiatku záznamu, viď obrázok nižšie).
3. Kliknite pravým tlačidlom na názov niektorej z označených skladových kariet.
4. Vyberte možnosť Kategóriu - pridať.
5. Zobrazí sa okno pre výber kategórie, následne kliknite na tlačidlo Pridať.
6. Po potvrdení budú označené skladové karty automaticky priradené k danej kategórii.

Prvá synchronizácia údajov

V prípade správneho nastavenia sa automaticky generujú úlohy pre synchronizáciu na základe zmien skladových kariet, kontaktov a cenníkov, pre jednotlivých odberateľov. Je potrebné si však uvedomiť, že v momente pripojenia ďalšieho odberateľa, POS Pokladne, v systéme už môžu existovať nejaké skladové karty, cenníky a aj kontakty (vytvorené alebo upravené ešte pred nastavením ďalšieho odberateľa). Z uvedeného dôvodu je nutné vynútiť prvú synchronizáciu týchto údajov ručne.

Postup pre vynútenie spracovania zmien skladových kariet:

1. Kliknite na ikonu "K" alebo vyberte menu Sklad -> Karty, zobrazí sa okno Skladové karty.
2. Skontrolujte, či sú vypnuté všetky filtre a nastavený režim zobrazenia všetkých skladových kariet.
3. Vyberte sklad, z ktorého bude daný odberateľ - POS Pokladňa vydávať predaný tovar.
4. Označte všetky skladové karty (červená fajočka na začiatku záznamu, viď obrázok nižšie).
5. Kliknite na tlačidlo "E" a vyberte Vynútiť spracovanie(najprv bez príloh / obr., v prípade používania užívateľských vlastností, predajných väzieb alebo obrázkov je potrebné vygenerovať ďalšie nezávisle úlohy pre synchronizáciu).
6. Na záver kliknite na ikonu "W", čím vyvoláte okamžitú synchronizáciu (v prípade, že máte nastavenú automatickú synchronizáciu, vygenerované úlohy budú vykonané v najbližšom cykle, podľa časového plánu).

Postup pre vynútenie spracovania zmien kontaktov:

1. Kliknite na ikonu "A" alebo vyberte menu Kontakty, zobrazí sa okno Kontaktné adresy.
2. Skontrolujte, či sú vypnuté všetky filtre a zobrazenie všetkých kontaktov.
3. Označte všetky kontakty (červená fajočka na začiatku záznamu, viď obrázok nižšie).
4. Kliknite na tlačidlo "E" a vyberte Vynútiť spracovanie zmien.
5. Na záver kliknite na ikonu "W", čím vyvoláte okamžitú synchronizáciu (v prípade, že máte nastavenú automatickú synchronizáciu, vygenerované úlohy budú vykonané v najbližšom cykle, podľa časového plánu).

Postup pre vynútenie spracovania zmien cenníkov:

1. Vyberte menu Cenníky -> Odberateľské cenníky, zobrazí sa okno Cenníky.
2. Skontrolujte, či sú vypnuté všetky filtre a zobrazenie všetkých cenníkov.
3. Pre každý cenník opakujte nasledovný postup:
   1. Vyberte cenník v zozname.
   2. Kliknite na tlačidlo "E" a vyberte Vynútiť spracovanie zmien.
4. Na záver kliknite na ikonu "W", čím vyvoláte okamžitú synchronizáciu (v prípade, že máte nastavenú automatickú synchronizáciu, vygenerované úlohy budú vykonané v najbližšom cykle, podľa časového plánu).

Ak máte nastavených viac odberateľov, je možné vygenerovať úlohy pre synchronizáciu len pre vybrané POS Pokladne. Pre účely synchronizácie je potrebné generovať úlohy len pre novovytvorených odberateľov - POS Pokladne. Je možné postupovať aj tak, že najprv vygenerujete úlohy pre skladové karty, kontakty a cenníky a vyvolanie okamžitej synchronizácie (kliknutie na ikonu "W") vykonáte iba raz na záver.

Prvú synchronizáciu údajov je potrebné vykonať v tomto poradi:

1. Skladové karty
2. Kontakty
3. Cenníky

 by Jaroslav Orgoň