Otevření kavárny. Jak to udělat úspěšně?

Chcete vědět, co rozhoduje o úspěchu otevření kavárny? Jako výrobci softwaru pro kavárny a restaurace jsme byli při zrodu mnohých provozoven, ne všechny ale byly úspěšné. Naše 14leté zkušenosti a 2400 zákazníků, uživatelů našeho softwaru ve více zemích EU, nás naučily hodně důležitých věcí. Podařilo se nám zmapovat nejčastější chyby majitelů a provozovatelů kaváren. Poskytuji vám pár tipů, abyste se těmto chybám vyhnuli a byli úspěšní.

Otevřít kavárnu lze mnoha neúspěšnými cestami:
•    s nedostatkem financí,
•    s úvěrem, který nebudete schopni splácet,
•    bez zkušeností nebo bez vzdělávání se v gastronomii,
•    bez plánování,
•    bez nápadu (bez vašeho jedinečného DNA),
•    bez strategie (zejména body, o kterých píši níže),
•    na zlém místě.

Znám hodně lidí, kteří se vydali touto cestou, a jedno měli společné. Nehledali chybu v sobě, ani ve svých plánech. Právě naopak, byli přesvědčení o dokonalosti svých plánů. Za svůj neúspěch vinili dodavatele, zákazníky, stát, konkurenci a také počasí (nevtipkuju, viz sezónní provozovny). Ve skutečnosti neuspěli z prostého důvodu: nedělali správné věci. Dělali věci, o kterých si pouze mysleli, že jsou správné. Po přečtení tohoto článku a aplikování našich rad do vašeho plánu otevření kavárny se vaše šance na úspěch výrazně zvýší.

LEGISLATIVA A ADMINISTRATIVNÍ KROKY

Jejich znalost je důležitá. S vaším dlouhodobým úspěchem a ziskem to však nemá nic společného. To, že budete mít správně založenou živnost, z vás ještě úspěšného podnikatele neudělá. A vaše potenciální hosty kavárny to vůbec nezajímá. Jsou to kroky, které jednoduše musíte udělat vy i vaše konkurence a všichni ostatní stejně – podle zákona. Na toto téma existuje množství kvalitních článků, proto se mu nebudu příliš věnovat. Zde je tip:

•    https://mladypodnikatel.cz/stitek/jak-si-otevrit-kavarnu

Samotné otevření kavárny není problém. Problém je v originalitě, jedinečnosti, podnikatelském nápadu a samozřejmě v kvalitním podnikatelském plánu a strategii. Vždy hledejte odpověď na tu nejzákladnější otázku: Proč by lidé měli chodit do vaší kavárny?

ÚSPĚŠNÉ OTEVŘENÍ KAVÁRNY OVLIVŇUJE I LOKALITA

Můžete mít neomezený rozpočet, můžete mít skvělé marketingové nápady, můžete mít nejkvalitnější kávu a nejchutnější zákusky. Pokud ale bude mít vaše provozovna špatnou polohu, otevření kavárny skončí neúspěchem. Ze všech faktorů vašeho byznys plánu je poloha kavárny tím nejdůležitějším, který rozhoduje o vašem úspěchu. Proč je tomu tak? Odpověď je jednoduchá. Kavárna prodává kávu – teplý nápoj. Neumíte ho doručovat do celého města, státu nebo světa jako jiné zboží. Smiřte se s tím, že gastronomický byznys je lokální byznys. Váš úspěch je tedy závislý na denních návštěvách vašich zákazníků. Pokud máte udělaný byznys plán (věřím, že ho udělaný máte), máte udělanou i finanční analýzu. Položte si tedy jednoduchou otázku: Je šance, aby ke mně denně přišel dostatečný počet zákazníků tak, aby bylo dosaženo předpokládané denní tržby?

První nejčastější chybou, které se dopouštějí majitelé při otevření kavárny, je nesprávná poloha provozovny. Udělejte si odhad návštěvnosti a vypočítejte si průměrnou tržbu na jednoho zákazníka. Postačí vám tato suma k zaplacení personálu, měsíčních nákladů, nájmu a splácení prvotních investicí? Postačí vám na tvorbu rezervy a na marketing, abyste mohli naplnit strategii získávání nových zákazníků?

Jaké lokality jsou tedy vhodné pro otevření kavárny?

• Preferujte města před vesnicí (na vesnici poměrně rychle vyčerpáte okruh „štamgastů“),

• turistické destinace – lázeňská města, lyžařská střediska, koupaliště (denně přicházejí noví a noví hosté, pozor ale na sezónnost),

• nákupní centra (jen ne supermarket s potravinami),

• pěší zóna.

Pro správný výběr lokality jsou klíčové dva faktory: koncentrace/pohyb lidí v dané lokalitě a chování lidí v dané lokalitě. Například do supermarketu s potravinami sice přijde hodně zákazníků, ale každý se snaží rychle vyložit nákup do auta a utíká domů, kde na něj čeká rodina. Protikladem je nákupní centrum, v kterém se lidé motají po obchodech i několik hodin a přirozeně si chtějí na chvíli sednout, odpočinout, dát si kávičku, minerálku a nějaký ten zákusek. Nepodceňujte analýzu chování lidí v lokalitě, v které chcete vytvořit vaši kavárnu. Analýza vám prozradí konverzní poměr, tzn. jaké procento lidí se potenciálně zastaví i ve vaší kavárně. Vždy rozlišujte „ty samé lidi – štamgasty“ v lokalitě a „nově příchozí“ (typické pro dovolenkové destinace). Jinak se chovají „ti samí zaměstnanci“ ve velké administrativní budově – dají si kávu například jednou měsíčně – a jinak se chovají „němečtí důchodci“ v lázeňském městě – každý týden máte „nový turnus nových návštěvníků“, kteří si dají kávu každý den.

S výběrem lokality může souviset i podnikatelský nápad (tzv. „odlišovačka“). Pokud otevíráte kavárnu poblíž golfového hřiště, budete ji ladit pro kategorii návštěvníků „golfoví hráči“. Pokud otevíráte kavárnu u knihkupectví, budete ho ladit pro „čtenáře knih“. Více o podnikatelském nápadu budeme psát v další části.

KAVÁRNA S NÁPADEM, VAŠE JEDINEČNOST

Pokud jste již našli lukrativní polohu pro vaši kavárnu, buďte si jistí, že ve vašem okolí nebudete jediní.

Když vám položím otázku, která auta jsou považována za bezpečná, určitě vás jako první napadne švédská automobilka. Kdybych chtěl luxusní hodinky, opět vás hned napadne nějaká značka. Tyto a mnohé další firmy si vybudovaly DNA, něco, co je odlišuje od zbytku konkurence. Díky tomu si vždy najdou „svůj segment“ zákazníků. Váš podnikatelský nápad, vaše jedinečnost je výsledkem kreativní činnosti. Spolu s polohou bude mít výrazný vliv na úspěšné otevření kavárny. Některé nápady jsem již zmínil, ale přečtěte si i další tipy:

• Kavárna s dětským hřištěm – zaměření se na specifický segment zákazníků „rodiče s dětmi“. Možná právě ve vašem městě taková kavárna chybí.

• O kavárnách se dá říct, že se podobají lidem – vašim hostům. Divadelní kavárna bude trochu tajemná – jako duše umělce. Kavárna typu „Zahrádka“ bude světlá, nerafinovaná, přímo živočišně energická. Kavárna typu „Malujeme“ bude kreativní a trochu umazaná jako dítě po hodině výtvarné výchovy. To vše jsou „kavárny s nápadem“.

• Vytvořte si představu kavárny, kde hosté kromě kávy dostanou ještě něco navíc. Kavárna typu „Čtenář“ bude mít například police s knihami na čtení při kávě. Například já osobně rád a opakovaně navštěvuji kavárnu, kde dělají skvělé francouzské palačinky.

• Skvělým doplňkem ke kávě, který vás odliší od konkurence, mohou být i kvalitní čokoládové pralinky. Hlavně pokud „všichni ostatní konkurenti“ nabízejí jen zákusky.

Jedinečnost vaší kavárny bude následně základem pro váš marketing a pro způsob získávání zákazníků (více si o tomto tématu povíme v části Strategie získávání zákazníků). Teď už určitě cítíte, že váš podnikatelský nápad bude mít zásadní vliv na úspěch vašeho podnikání. Stačí se podívat na příběhy „těch úspěšných“:

• Bio Zahrada je spojením stylové kavárničky a zahrádky, na které si majitelé pěstují bylinky nebo zeleninu. Kromě toho si v Bio Zahradě můžete nakoupit bio potraviny nebo si objednat bio bedýnku.

• Kavárna Můj šálek kávy se rozmohla natolik, že sem teď už není dobrý nápad chodit bez rezervace. Stojí to ale za to. Prostředí je krásné a příjemné.

• Mamacoffee má dnes už sedm poboček po celé Praze a nalévá čerstvou fair trade kávu z různých koutů světa.

• Kávovarna v pasáži Lucerna má atmosféru, která je opravdu „kavárenská“ – se vším, co k tomu patří. Dým z cigaret, noviny, fotky na stěnách, kulaté stolečky, rozvrzané židličky a hmatatelné intelektuálno.

Ptáte se, proč jsou podniky tohoto typu úspěšné? Protože nejsou nudné a jsou něčím výjimečné. Prvním krokem je proto skvělý nápad. Na výběr je mnoho možností: vlastní kávová směs, míchání vlastních čerstvých nápojů, vlastní minipekárna atd. Vždy se dá něco vymyslet. Ať už vás napadne cokoliv, ve vaší kavárně musí být cítit vaše jedinečná osobnost.

PODNIKATELSKÝ PLÁN

Kvalitní podnikatelský plán je pro podnikatele jednou z nejdůležitějších pomůcek při realizaci nápadu. Nedělejte jednu z nejčastějších začátečnických chyb a nepodceňujte důležitost vytvoření kvalitního podnikatelského plánu. Co všechno musí obsahovat kvalitní podnikatelský plán a jak postupovat při jeho tvorbě?

• Pokud už máte vhodný prostor a skvělý nápad pro vaši kavárnu, je načase připravit seznam dodavatelů.

• Vypracujte si kalkulaci nákladů (náklady na otevření kavárny i pravidelné měsíční náklady).

• Nepodceňujte náklady na marketing. Pokud vám nezůstanou peníze na přilákání zákazníků, celá vaše snaha s otevřením kavárny může být zbytečná.

• Zdokonalujte váš nápad a promyslete si jednotlivé detaily.

• Nezapomeňte se na váš podnikatelský plán dívat kriticky a vyhledat v něm slabá místa (čím více jich odhalíte na začátku, tím méně vás jich překvapí po otevření kavárny).

• K finální sumě nákladů připočtěte 20 %, která pokryjí nečekané výdaje, protože ty se vyskytnou vždy.

Podnikatelský plán však není jen o tabulkách a číslech. Důležité je vypracovat si i seznam úloh, které vás čekají při otevření kavárny, ale i během jejího provozu. Jsou to například:

• předběžná příprava nápojového lístku,

• hledání vhodného nábytku a vybavení,

• výběr vhodného barového pultu,

• příprava webové stránky/stránek na sociálních sítích,

• hledání zaměstnanců atd.

Zlaté pravidlo podnikatelského plánu zní: To, zda bude mít otevření kavárny úspěch nebo neúspěch, záleží hlavně na rozhodnutích přijímaných ještě před jejím otevřením.

NÁPOJOVÝ LÍSTEK – POROVNEJTE SI VAŠE CENY S KONKURENCÍ

Vytvoření nápojového lístku kavárny není tak jednoduchou záležitostí, jak by se mohlo na první pohled zdát. Důležité je:

• Vybrat si, které nápoje a drinky budete nabízet svým hostům (s přihlédnutím k vašemu nápadu, vaší jedinečnosti). Příklad: můžete se zaměřit na ochutnávku rumů.

• Design nápojového lístku musí ladit s designem a stylem vaší kavárny.

• Porovnejte si vaše ceny s konkurencí.

Jaké jsou nejčastější chyby při vytváření nápojového lístku? Zaprvé je to nedostatečná kreativita. Zadruhé je to podcenění cenotvorby: zbytečně nízká cena tam, kde byste mohli mít větší profit, a přehnaná cena tam, kde si vás zákazníci porovnávají s konkurencí. Nezapomínejte, že v začátcích nebudete mít až takové dobré nákupní ceny, hlavně kvůli nízkým objemům nákupu u dodavatelů. Na některých položkách se proto budete muset dočasně uskromnit s nižším profitem.

STRATEGIE ZÍSKÁVÁNí ZÁKAZNÍKŮ – DŮLEŽITEJŠÍ NEŽ DŮLEŽITÉ BODY PŘÍPRAVY

Je až zarážející, jak mnozí podnikatelé v přípravné fázi otevření kavárny tento bod podceňují. Nejčastější důvody takovéhoto počínání jsou dva:

• Mnozí podnikatelé si myslí, že kavárnu stačí „otevřít“ a zákazníci se k nim pohrnou sami.

• Druhá, velká skupina podnikatelů, považuje za nejdůležitější otevření kavárny a marketing odkládají „na později“.

Ale co když po otevření kavárny zákazníci opravdu nechodí tak, jak jste si představovali? Naše rada zní: Pokud nemáte jasnou strategii získávání zákazníků, raději ani kavárnu neotevírejte. Neberte to jako pesimistický přístup, ale jako radu, která vám ušetří finanční ztráty.

KAVÁRNA JE O KÁVĚ, AVŠAK NE VŠECHNO JE JEN O KÁVĚ

Možná to zní jako klišé, ale kavárna je o kávě. Vybírejte kávu vyšší kvality s vábivou vůní. I to má vliv na vracející se zákazníky, ale i náhodné kolemjdoucí. Jako kávičkář vím, o čem mluvím. Některé kavárny dokonce strategicky umisťují přístroje a melou kávu na místě tak, aby bylo její vůni cítit v prostorech kavárny, ale i mimo ni. Na tomto principu vydělávají mnohé firmy v gastronomii. Jen si sami představte sobotní dopoledne: procházíte se po městě a najednou na náměstí cítíte vůni vaší oblíbené cikánské pečeně – směřování k nákupnímu rozhodnutí jako vyšité.

Na druhé straně je třeba podotknout, že není vše jen o kávě. Zákazníci obvykle v kavárnách hledají místo, kde se mohou uvolnit, číst, setkat se s přáteli nebo obchodními partnery. Ujistěte se, že vámi navrhované prostředí je příjemné a vhodné pro tyto činnosti. Atmosféru můžete umocnit vhodným výběrem hudby. Nezapomeňte poskytnout vašim hostům bezplatné Wi-Fi připojení, které je dnes považováno za samozřejmost. Pohodlí hostů můžete zvýšit například i použitím inteligentních stolů (QR kódů na stole), díky kterým si hosté prohlédnou aktuální nabídku zákusků přímo ve svém mobilu a nemusejí běhat k chladící vitríně.

Mnoho začínajících podnikatelů dělá velkou chybu, že se při otevření kavárny těmito otázkami vůbec nezabývají. Velmi lehko tak mohou zapadnout do šedého průměru. Nikdy si nezapomínejte klást otázku: Proč by měl přijít zákazník právě do mé kavárny, a ne do kterékoliv jiné v mém okolí?

MĚJTE V NABÍDCE NĚCO PRO KAŽDÉHO, POZOR VŠAK NA VAŠI JEDINEČNOST

Určitě chcete, aby vaši hosté měli dobrý pocit z návštěvy vaší kavárny. Ujistěte se, že máte každému co nabídnout. U nabídky mléka a smetany mějte v nabídce i sójové mléko, také mějte nabídku všech druhů cukru včetně medu, umělého sladidla a skořice. V nákupu jsou to pro vás malé položky, ale mohou zabránit odchodu potenciálních zákazníků, nebo dokonce skupiny zákazníků. Čím více možností, tím větší šance na úspěch. Časem sami přijdete na to, které položky se vám prodávají, které ne, a nabídku můžete průběžně upravovat. To samé platí o zákuscích. Různí zákazníci mají různý vkus. Každý milovník kávy si rád dá i nějaký drink. Je důležité, aby vaše nabídka obsahovala i jiné nápoje – například různé druhy čajů, džusů nebo přírodních šťáv. Ty můžete připravit pomocí odšťavňovače a mixéru přímo v provozovně. Tyto a další možnosti nápojů uspokojí ty zákazníky, kteří nemají rádi kávu. Ano, i takových u vás bude hodně.

Bohatá nabídka vám přináší geniální nápady i pro marketing vaší jedinečnosti, například: „Přijďte si k nám dát ranní kávičku s jedinečnou vůní skořice“. V marketingovém materiálu se můžete následně rozepsat, jaké příznivé účinky na lidský organismus skořice má.

SPRÁVNÉ VYUŽITÍ PROSTORU MÁ VLIV NA VAŠE ZISKY

Maximalizujte prostor na sezení pro hosty, minimalizujte prostor pro personál. Minimalizací pracovního prostoru zároveň zvyšujete efektivitu rozložení přístrojů a nástrojů pro obsluhu. Je důležité, aby obsluha měla „vše po ruce“. Nemůžete umístit lednici s mlékem na jednu stranu baru a kávovar na druhou stranu. Možná tyto věci berete jako samozřejmost a ptáte se, proč je tu zmiňuji. Jednoduše proto, že jsem svědkem neefektivní práce v mnohých provozovnách. Efektivita je klíčová pro váš obchodní úspěch.

NENÍ POKLADNÍ SYSTÉM JAKO POKLADNÍ SYSTÉM

Toto je téma, o kterém jako výrobci softwaru pro gastronomii víme nejvíce. Pokud by se mě někdo zeptal:

• Co podceňuje každý podnikatel při otevření kavárny?

• A co řeší manažeři na poslední chvíli, těsně před otevřením kavárny?

Odpověď zní: pokladní systém. Každý manažer se snaží rozumět kávě, vybrat ty nejlepší přístroje, nábytek, designové doplňky, zaměřuje se na nabídku nápojů a zákusků pro zákazníky. Každý manažer je při otevření kavárny zahlcený administrativou a legislativou. Pokladní systém vnímají jen jako krabičku, z které se vytiskne účet a myslí si, že výběr pokladního systému nemá vliv na úspěšnost provozu. A právě takové myšlení považuji za jednu z největších chyb při otevření kavárny.

Proč je výběr toho správného pokladního systému tak důležitý? A proč není dobré toto rozhodnutí odkládat na poslední chvíli? Odpověď je jednoduchá. Stačí si uvědomit, co všechno dnešní moderní softwary pro kavárny poskytují a jak silný dopad to má na efektivitu provozovny – a v konečném důsledku na vaše tržby. Tohle vše byste měli od vašeho pokladního systému očekávat (i když ne všechny funkce využijete hned při otevření):

• Sledování otevřených účtů na stolech,

• skladová evidence s online odpisem surovin (u míchaných drinků, kávy atd.),

• mobilní číšník – možnost zadávání objednávky přímo u stolu vám ušetří čas a naběhané kilometry,

• vzdálená správa, která vám umožní řídit provoz a sledovat váš byznys z pohodlí obývacího pokoje,

• připojení tiskárny objednávek u baru, nebo alespoň možnost sledovat na obrazovce, jaké drinky je potřeba nachystat,

• zveřejnění nápojového lístku na Facebooku a vašem webu, ideálně s možností automatické aktualizace,

• vybírejte aplikaci, která je zaměřená i na marketing: slevové a věrnostní systémy, možnost využívání kreditu, kupóny atd.,

• orientace na hosty – dnes najdete na trhu i aplikace, které přenesou váš podnik do mobilu hostů (inteligentní stůl, QR kód na stole, NFC),

• možnost hodnocení obsluhy a nápojů – aplikace, které toto umožňují, vám poskytnou hodnotnou zpětnou vazbu.

Jak vidíte, pokladní systém intenzivně a na mnoha místech zasahuje do chodu kavárny. Podcenit jeho výběr je téměř až hazard. Přitom jsou na trhu dostupná řešení, která vám vše z toho poskytnou už za několik korun měsíčně.

SHRNUTÍ

Shrňme si ještě jednou ty nejdůležitější věci, na kterých je vaše úspěšné otevření kavárny kriticky závislé:

• Věnujte dostatečnou pozornost legislativě a průběžně kontrolujte vykonávání jednotlivých administrativních úkonů.

• Poloha vaší kavárny má zásadní vliv na návštěvnost.

• Otázka, kterou si musíte položit na začátku: Proč by zákazníci měli chodit právě do mé kavárny? Pomůže vám to najít skvělý podnikatelský nápad.

• Podnikatelský plán je pro vás ten nejdůležitější dokument. Jeho kvalita má zásadní vliv na rychlost vašeho postupu vpřed. Je to jediný způsob, jak objektivně sledovat, zda se vám daří tak, jak jste předpokládali.

• Vaše primární nabídka je nápojový lístek kavárny, věnujte mu dostatečnou pozornost a čas.

• Mějte vpřed promyšlenou strategii získávání zákazníků (je lepší zjistit, že ji nemáte, pokud jste kavárnu ještě neotevřeli).

• Dbejte na rovnováhu „nabídky pro každého“ vs. „vaší jedinečnosti“.

• Nepodceňujte rozložení prostoru v kavárně (dodatečné dodělávky vás budou mrzet).

• Správný pokladní systém a software pro kavárnu vám výrazně pomůže ve vašem podnikání.

Držím vám palce a přeji vám úspěšné otevření kavárny. Věřím, že jste v článku našli myšlenky, které vám pomohou k dosažení vašeho cíle.