Náklady na otevření kavárny
JAK SESTAVIT ROZPOČET, KTERÝ VÁS UŠETŘÍ NEMILÝCH PŘEKVAPENÍ

Kolik stojí otevření kavárny? Tuto otázku si položí pravděpodobně každý, kdo se rozhodne pro vlastní provozovnu. Připravili jsme pro vás přehled, s jakými náklady na zařízení kavárny počítat, společně s reálnými příklady z praxe.

KDE ZÍSKAT FINANČNÍ PROSTŘEDKY

Než se pustíte do přípravy samotného rozpočtu, položte si základní otázku: Kde získat finanční prostředky? Mnohé hned na začátku odradí nedostatek financí, protože si myslí, že na otevření kavárny je potřebný velký vstupní kapitál, který jednoduše nemají. Je to ale pravda? Inspirujte se několika příklady, kde můžete získat potřebné finanční prostředky:

• Úspory – vlastní nebo rodinné úspory mohou být důležitým zdrojem počátečního kapitálu
• Výnosy z jiného vlastního podnikání – možná máte další provozovnu, která dokáže financovat otevření kavárny a vykrýt její měsíční náklady před tím, než začne sama vykazovat zisk.
• Hledání vhodného investora – stačí napsat inzerát na portál, který uveřejňuje poptávku a nabídku po službách. Požádejte o půjčku a nabídněte potenciálnímu investorovi přiměřený výnos.
• Společník/společníci – hledání vhodného společníka, který disponuje finančními prostředky a díky zkušenostem může být hned na začátku důležitý.
• Státní dotace – prověřte si aktuální možnosti státních dotací pro začínající podnikatele. Můžete tak najít doplňkový kapitál (například nenávratné dotace).
• Podnikatelský úvěr/půjčka – tato cesta je o něco dražší, ale stojí za pokus v případě, že máte skvělý podnikatelský plán.
• Kombinace více zdrojů financování – s největší pravděpodobností budete skládat počáteční kapitál z více zdrojů. Část bude pocházet například z vlastních úspor, část od společníka/investora a zbytek z úvěru.

PROSTORY PRO VAŠI PROVOZOVNU

Jedním z prvních nákladů, se kterými budete muset počítat, jsou náklady na provozní prostory. Jejich výpočet závisí hlavně na způsobu jejich získání. I zde existuje několik možností:

• Vlastní prostor, tj. prostor, který už vlastníte.
• Budoucí vlastní prostor, který plánujete koupit (specifickým zdrojem může být situace, že vám prostor někdo přenechá).
• Prostor, který si vezmete do pronájmu.

Rozdělme si jednotlivé náklady na jednorázové a opakované. Mezi jednorázové náklady patří například:

• Náklady spojené s koupí nemovitosti (k samotné kupní ceně si připočítejte i náklady na správní poplatky, které vás čekají při administrativních úkonech na příslušných úřadech).
• Poplatek za přenechání už existujících prostor.
• Rekonstrukce prostor (drobné stavební úpravy, vymalování atd.). Do této kategorie zahrňte náklady na všechno, co není movité.
• Záloha na nájem v případě, že si prostory budete pronajímat.

Typické opakované náklady, se kterými byste měli počítat každý měsíc:

• Měsíční nájem (když máte prostory na provoz pronajaté).
• Energie (elektrická energie, topení a voda).
• Tvorba rezervního fondu na opravy, které sa mohou vyskytnout.
• Internetové připojení.
• Hygienické potřeby na toaletách.

NÁBYTEK A VYBAVENÍ KAVÁRNY

Existuje mnoho specializovaných internetových obchodů, kde najdete inspiraci. Doporučujeme vám začít průzkum na internetu, který zvládnete z pohodlí obýváku. Příklad položek, které na provozovnu budete potřebovat, shrnujeme v obrázku:

BAROVÝ PULT A ZAŘÍZENÍ

V dnešní době téměř všechny ověřené značky poskytují kompletní servis. Zabezpečí marketingové materiály a téměř všechno vybavení pro barový pult. Důležité je se rozhodnout, jestli toto zařízení koupíte jednorázově, nebo si ho budete pronajímat. Někteří dodavatelé poskytují při pravidelném odběru kávy pronájem zařízení zdarma. V tomto případě je důležité oslovit několik takových dodavatelů a vyžádat si cenové nabídky.

POKLADNÍ SYSTÉM A SOFTWARE

Víte, jakou chybu nikdy neudělá úspěšný podnikatel v oblasti gastronomie? Nepodcení výběr pokladního systému a softwaru pro svoji provozovnu, protože ty správné mimo jiné zvýší efektivitu, sníží náklady a pomůžou také s přilákáním nových hostů. Šikovní a úspěšní podnikatelé si totiž velmi dobře uvědomují, že základem úspěchu je:

• přilákání co největšího počtu zákazníků, protože zvyšuje tržby (tento bod vám zabezpečí marketing),
• efektivní obsluha, která vám snižuje náklady (toto si zase vyžaduje kvalitní software v souladu s kvalitními pracovními postupy).

Pokladní systém a software pro svou kavárnu si nevybírejte jen podle ceny. Vybírejte si ho podle toho, jestli vám pomůže efektivně obsluhovat host. Problematiku si vysvětlíme pomocí jednoduchého příkladu.

Máte na výběr aplikaci A, která stojí 3000 Kč ročně, a aplikaci B, za kterou zaplatíte 10 000 Kč ročně. Aplikace A zastřešuje jen otevřené účty a vytisknutí účtenky. Aplikace B vám umožní účtovat přímo u stolu pomocí funkce Mobilního číšníka, čímž minimalizuje ztráty a ušetříte 1000 Kč měsíčně, což vám ušetří až 16 000 Kč ročně.

Aplikace B vám navíc nabídne možnost dobíjení kreditu a placení přes mobil, což zabezpečí, že se k vám budou zákazníci vracet opakovaně. Aplikace B poskytne vaší kavárně i Inteligentní stoly, díky kterým hosté okamžitě vidí aktuální nabídku v mobilu.

V nákladech však vůbec nemusíte počítat se sumou 10 000 Kč ročně. Aplikace iKelp POS Mobile vám poskytne všechny výše uvedené body už od 130 Kč měsíčně.

V rámci pokladního systému je třeba počítat i s množstvím samostatných zařízení: dotykovým počítačem/tabletem a tiskárnou účtenek. Na trhu je dostupná široká nabídka takových produktů a při koupi tabletu nebo laciného all-in-one počítače můžete výrazně ušetřit. Vhodným řešením může být i pronájem systému (hardwaru a softwaru) od jednoho dodavatele.

SKLADOVÉ ZÁSOBY

Otevření kavárny se neobejde bez skladových zásob. Prvotní naskladnění je pro vás náklad, na který se musíte připravit v rámci počátečních investic. Jak postupovat při určení správného množství zboží a surovin na skladě?

• Vezměte v úvahu svou nabídku – tedy nápojový a jídelní lístek (v případě, že budete v kavárně podávat i jídla nebo dezerty).
• V rámci podnikatelského plánu si vypracujte odhadovanou denní nebo týdenní návštěvnost (jednotlivé dny v týdnu mohou mít různých charakter – přes týden bude převládat poptávka po kávě, v pátek a sobotu večer zase po alkoholu).
• Určete si interval doplňování skladových zásob. Vaši dodavatelé vám určitě rádi a ochotně poradí.
• Z výše uvedených údajů vypočítejte potřebné zásoby pro jednotlivé kategorie. Jestli například předpokládáte padesát návštěv denně, které si objednají nealkoholický nápoj, a dodavatel zabezpečuje rozvoz jednou týdně, vaše prvotní zásoba by měla být 50 x 7, tzn. 350 ks nealkoholických nápojů.
• Pro jednotlivé kategorie nápojů, dezertů nebo jídel udržujte dostatečně pestrou nabídku. Je třeba mít na skladě neperlivou i perlivou minerálku. V případě džusů zase vícero druhů apod.
• U zákusků zase počítejte s jejich omezenou dobou trvanlivosti (zpočátku se můžete zaměřit na zákusky, které zůstanou déle čerstvé).
• Nezapomeňte ani na specifické suroviny, jako jsou například mléko do kávy, cukr, med, citrony do nealkoholických nápojů a ingredience do míchaných drinků.
• Dodavatel kávy vám také pomůže s vypočítáním normy minimální zásoby kávy (odhadnout ji můžete tak, že na jeden šálek připadá 7 g kávy).

Pozor: Hosté nemají rádi, když si něco vyberou z nápojového lístku a vy danou položku nemáte na skladě. Při opakování tohoto problému budou hledat jinou provozovnu. Proto je lepší začít s užším sortimentem, který máte vždy skladem, abyste předešli takové situaci.

NÁKLADY NA PERSONÁL

Nezanedbatelnou položku ve vašich měsíčních nákladech budou tvořit i náklady na personál kavárny. Nejprve je důležité si určit, jaký počet číšníků/barmanů budete potřebovat. Je třeba zohlednit zejména:

• velikost vašeho prostoru, počet stolů a židlí a určit tak maximální počet hostů, které bude třeba obsloužit,
• otevírací dobu a případný pracovní režim na směny (ranní, odpolední, večerní),
• u větších provozoven je vhodnější oddělit funkci barmanů od číšníků. Je efektivnější, když barmani připravují kávu a míchané drinky a další číšníci se starají o roznášení nápojů, zákusků a osobní kontakt s hosty. (Hostům většinou vadí, když si něco nedokážou objednat do pěti až deseti minut. Samotné čekání na přípravu kávy nebo míchané nápoje je pro ně snesitelnější),
• když už víte, jaký počet zaměstnanců budete mít, je třeba stanovit jejich mzdy (do nákladů započítejte i odvody).

Aby byl podnik opravdu kvalitní a jedinečný, potřebujete profesionální personál. Započítejte do nákladů na personál i náklady na školení (například baristický nebo barmanský kurz).

MARKETING – NÁKLADY NA ZÍSKÁVÁNÍ ZÁKAZNÍKŮ

Představte si, že si někdo zřídí internetový obchod XYZ.cz a bude prodávat například parfémy nebo dětské hračky. Proč by měli zákazníci chodit právě na jeho e-shop, když v televizi, rádiu a na internetu vidí, slyší a sledují reklamy konkurence? Začínající internetový obchod zároveň nemá šanci vyhrávat ani v organickém vyhledávání na internetu. Každou sekundu svého času, který nevěnujete zákazníků, byste měli investovat do jejich vyhledávání a oslovování prostřednictvím internetu a sociálních sítí.

Marketingové náklady je možné rozdělit do dvou základních kategorií:

• Vyhledávání a oslovování nových zákazníků (všeobecná reklama na internetu, v médiích atd.). V tomto případě je vaším úkolem oslovit co nejvíce potenciálních zákazníků a dát jim vědět o své existenci.
• Práce s existujícími zákazníky, kteří se už ve vaší kavárně nacházejí. Můžete je upozornit na výhodné akce přímo na provozovně, například že při koupi čtyř káv dostanou pátou zdarma. Podporujete tak vyšší poptávku po vašich produktech, a tedy i vyšší tržby. Dalším cílem může být měnit zákazníky na „pravidelné“. Dosáhnout toho lze například různými věrnostními programy.

Když máte málo času, dokáže vám zabezpečit reklamu na internetu, spravování stránky na sociálních sítích a PR články reklamní agentura za určitý měsíční poplatek. Tuto část nákladů nepodceňujte. Zákazníci se o vás jednoduše musí dozvědět, aby k vám přišli od konkurence.

Kromě toho je třeba počítat například i s případným reklamním poutačem na ulici nebo informační tabulí do provozovny, z které se zákazníci dozvědí o aktuálních akcích, jako třeba 2+1 zdarma.

OSTATNÍ PROVOZNÍ NÁKLADY

Ve vaší kavárně se objeví i další náklady, které jsme do této doby nezmiňovali. Některé z nich mají pravidelný charakter, jiné vznikají náhodně a v rozpočtu je vhodné s nimi počítat spíše preventivně. Patří mezi ně například:

• Vedení účetnictví a zpracování mezd – většině menších podnikatelů účetnictví zajišťuje externí společnost na bázi měsíčního poplatku.
• Úklid – máte na výběr hned několik možností: prostory může uklízet existující personál, externí společnost nebo kombinace obojího (externí společnosti můžou například zajišťovat jen náročnější práce jako čištění koberců u vchodu).
• Servis zařízení – musíte počítat s tím, že občas se něco pokazí a jindy budete potřebovat dodatečné zaškolení.
• Vzdělávání – odebírání odborných časopisů, pravidelné navštěvování seminářů, členské poplatky na gastronomických portálech. Jakmile se přestanete vzdělávat, ztrácíte krok s ostatními.
• Malé detaily, které udělají velký rozdíl – aktuální časopisy a noviny pro zákazníky též stojí několik set korun měsíčně.

Nákladů je mnoho a je vhodné, když je berete do úvahy dřív, než se pustíte do realizace svého podnikatelského plánu. Připravte se na to, že první měsíce nebude vaše kavárna zisková. V nákladech tedy počítejte i s financováním své provozovny v průběhu prvních tří až šesti měsíců.

JAK VYPOČÍTAT KONKRÉTNÍ ČÍSLA NÁKLADŮ?

V této chvíli byste měli mít jasnou představu o tom, co všechno je třeba k otevření kavárny a i o měsíčních nákladech jejího provozu. Stále nevíte, jak se dopracovat k reálným číslům? Začněte oslovením dodavatelů, kteří vypracují konkrétní cenovou nabídku. Mnozí z nich poskytují i základní servis, poradenství, případně vám pomůžou se seznamem věcí, které budete ještě potřebovat. Značky káv, nápojů a zákusků vás vybaví kompletní technologií, servisem, zásobováním, marketingovými materiály a návody s doporučenými postupy.

Skvělou příležitostí pro získání kontaktů na dodavatele je také výstava FOR GASTRO & HOTEL. Navštívit můžete i stánek naší společnosti, která každoročně představuje novinky v aplikaci iKelp POS Mobile. Náš software pro restaurace a kavárny prokazuje roky ověřenou kvalitu a řadí se mezi evropskou špičku. Díky příznivým cenám je vhodný i pro začínající podnikatele v gastronomii.

Zajímavým zdrojem informací bude také návštěva konkurenčních provozoven. Objednejte si kávu, prostudujte jejich nabídku, nápojový lístek, zamyslete se nad konceptem provozovny, sledujte dění v podniku a všechny myšlenky si hned zapisujte. Získáte tak informace, které vás nasměrují ke konkrétním značkám a produktům, jež byste mohli zařadit do své nabídky. Nezapomeňte si prohlédnout i zařízení a vybavení prostoru.

Existují také společnosti či poskytovatelé služeb, kteří zastřeší tzv. „provozní minimum“. Poradí vám při zřizování nové provozovny, vypracování dokumentů potřebných pro schválení provozovny – HACCP, provozní pořádek, sanitační pořádek. Zastoupí vás i při jednáních se státními orgány a provedou školení systému HACCP a hygienické minimum akreditované Ministerstvem školství. Tyto společnosti připraví cenovou nabídku, kterou můžete použít při výpočtu svých nákladů.

Někteří dodavatelé vám zase poskytnou zařízení do pronájmu. Nemusíte tak na začátku disponovat obrovskými finančními prostředky. Při vytváření rozpočtu zohledněte i tuto možnost.

ZÁVĚR

Otevření kavárny můžete zvládnout s nižšími i vyššími náklady. Všechno závisí na vašem investičním stylu, představách a finančních možnostech. Na závěr přidáváme ještě dvě „rozpočtové rady“:

• Pokud jsou náklady nad vaše finanční možnosti, nebojte se škrtat a jednotlivé položky nahrazovat lacinějšími variantami. Kavárnu lze zařídit i nábytkem z IKEA nebo z nějakého bazaru.
• Jestliže otevíráte svou první kavárnu, minimalizujte financování z cizích zdrojů (půjčky, úvěry). Ty vám vytvářejí dodatečné měsíční náklady na jejich obhospodařování – splácení úroků a jistiny. Když vaše výsledky výnosů v prvních měsících nenaplní vaše odhady, můžete se lehce dostat do ztráty a následné platební neschopnosti.

Přejeme vám hodně úspěchů a spokojených návštěvníků.